In vielen Unternehmen erfolgt Datenerfassung noch immer über Excel-Formulare. Mitarbeitende erhalten eine Datei, tragen Informationen ein und senden sie anschließend zurück. Diese Arbeitsweise ist vertraut und funktioniert grundsätzlich – bringt jedoch einige typische Herausforderungen mit sich.

Unterschiedliche Dateiversionen, fehlerhafte Eingaben oder fehlende Felder erschweren die Weiterverarbeitung. Mit zunehmender Anzahl an Beteiligten steigt der Abstimmungsaufwand.

Hier bieten moderne Anwendungen wie Power Apps eine sinnvolle Alternative.

Die Grenzen klassischer Excel-Formulare

Excel eignet sich hervorragend zur Analyse und Verarbeitung von Daten. Für strukturierte Datenerfassung mit vielen Beteiligten ist es jedoch nur bedingt ausgelegt.

Typische Probleme sind:

• Mehrere Versionen derselben Datei
• Unvollständige oder falsch formatierte Eingaben
• Schwierige Nachverfolgung von Änderungen
• Hoher manueller Aufwand bei der Zusammenführung

Excel übernimmt in diesen Szenarien eine Aufgabe, für die es ursprünglich nicht entwickelt wurde.

Datenerfassung über Anwendungen

Power Apps ermöglicht die Erstellung individueller Anwendungen für Dateneingaben. Statt Tabellen auszufüllen, arbeiten Anwender mit klar definierten Eingabemasken. Pflichtfelder, Auswahlmöglichkeiten oder Validierungen sorgen dafür, dass Daten korrekt und vollständig erfasst werden.

Die Vorteile liegen vor allem in der Struktur.

Eingaben werden direkt zentral gespeichert. Mehrere Personen können gleichzeitig arbeiten. Änderungen sind nachvollziehbar dokumentiert. Gleichzeitig wird sichergestellt, dass Daten im richtigen Format vorliegen.

Bessere Benutzerführung

Ein weiterer Vorteil liegt in der Benutzerfreundlichkeit. Excel-Formulare setzen häufig voraus, dass Anwender Tabellenstruktur und Eingaberegeln verstehen. In einer App können Eingaben dagegen klar geführt werden.

Der Anwender sieht nur die Felder, die für seine Aufgabe relevant sind. Hinweise und Validierungen unterstützen die korrekte Dateneingabe.

Mobile Nutzung

Power Apps kann zudem mobil genutzt werden. Mitarbeitende können Daten über Smartphone oder Tablet erfassen. Gerade in Bereichen wie Service, Vertrieb oder Projektmanagement entstehen dadurch neue Möglichkeiten.

Informationen werden direkt vor Ort erfasst und stehen sofort zentral zur Verfügung.

Excel bleibt weiterhin relevant

Auch bei der Nutzung von Power Apps bleibt Excel häufig Teil der Lösung. Während die App für Datenerfassung zuständig ist, können Excel oder Power BI weiterhin für Auswertung, Planung und Reporting genutzt werden.

Die Stärke liegt im Zusammenspiel der Werkzeuge.

Fazit

Power Apps ersetzt Excel nicht grundsätzlich. Es übernimmt jedoch Aufgaben, die über klassische Tabellenformulare hinausgehen. Besonders bei strukturierter Datenerfassung mit mehreren Beteiligten entstehen dadurch deutliche Vorteile in Qualität, Transparenz und Effizienz.